Mitarbeiter*in für das Sekretariat der Amtsleitung (m/w/d)

Sozialamt
Kennzahl: 50/0074/2021
Vollzeit/Teilzeit
Bewerbungsfrist: 11.11.2021


Wir suchen baldmöglichst eine*n Mitarbeiter*in (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleiterin des Sozialamts der Landeshauptstadt Stuttgart.

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber der Region. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Arbeiten bei der und für die Landeshauptstadt Stuttgart.

Das Sozialamt organisiert mit derzeit ca. 500 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart. In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter*innen.

Im Büro der Amtsleiterin koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag der Amtsleiterin. Sie sind verlässliche Ansprechpartner*innen für alle internen und externen Kontakte und sorgen durch eine strukturierte und moderne Büroorganisation für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Amtsleiterin. Für diese spannende, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit suchen wir Sie.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Sie sind die Assistenz der Amtsleiterin im Tagesgeschäft
  • organisieren, koordinieren und überwachen Termine und kommunizieren telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner*innen
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie die Korrespondenz der Amtsleitung, Postabwicklung und die Mitwirkung an der Vorbereitung und Erstellung von Gemeinderatsvorlagen im elektronischen Kommunalen Sitzungsdienst beherrschen Sie sicher
  • als Organisationstalent bereiten Sie Besprechungen, Ausschusssitzungen und Tagungen vor und nach
  • zusätzlich steuern Sie die Haushaltsanträge, koordinieren Termine, überwachen und redigieren die Haushaltsvorlagen und bereiten die Lesungen des Haushalts des Sozialamts im Rahmen der städtischen Haushaltsplanberatungen vor
  • Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Sozialamts und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe
  • Sie wirken bei der Geschäftsführung des Sozial- und Gesundheitsausschusses mit

Ihr Profil:

  • Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • langjährige berufliche Erfahrung im Sekretariatsbereich ist von Vorteil
  • einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
  • fundierte PC-Kenntnisse, insbesondere MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion
  • Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbstständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
  • ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
  • große Einsatzfreude, verbunden mit der Bereitschaft zur Mehrarbeit bei erhöhtem Arbeitsanfall sowie zeitliche Flexibilität

Freuen Sie sich auf:

  • eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
  • Work-Life-Balance dank einer sehr guten Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch Fortbildungen und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
  • ein bezuschusstes Firmenticket
  • selbstständiges Arbeiten in einem engagierten und aufgeschlossenen Team
  • eine umfassende und strukturierte Einarbeitung
  • einen sicheren und modernen Arbeitsplatz (in zentraler Lage)

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 7 TVöD. Eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 ist bei Vorliegen bestimmter persönlicher Voraussetzungen möglich.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen die Leiterin des Sozialamts, Frau Vogel, unter 0711 216-59047 oder franziska.vogel@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Benzler unter 0711 216-59065 oder lisa.benzler@stuttgart.de.


Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 11.11.2021 an unser Online-Bewerberportal.




Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 50/0074/2021 an das Sozialamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Organisation und Personal, Eberhardstraße 33, 70173 Stuttgart, senden.

Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.


Wir setzen auf dieser Website Cookies ein. Es handelt sich bei den verwendeten Cookies um sogenannte "technisch notwendige Cookies", welche keine aktive Einwilligung des Benutzers erfordern.