Sachbearbeiter*in Veranstaltungsmanagement Protokollabteilung (m/w/d)

Bürgermeisteramt
Kennzahl: BMA/0035/2021
Vollzeit/Teilzeit
Bewerbungsfrist: 30.09.2021


Wir suchen ab November 2021 eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) als Mutterschutz-/Elternzeitvertretung für die Abteilung Protokoll, Empfänge und Ehrungen im Bürgermeisteramt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Einstellung erfolgt zunächst voraussichtlich bis Dezember 2022.

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber der Region. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Arbeiten bei der und für die Landeshauptstadt Stuttgart.

Zentrale Aufgabe der Abteilung Protokoll, Empfänge und Ehrungen ist die Repräsentation der Landeshauptstadt Stuttgart gegenüber Bürger*innen und Gästen. Die Protokollabteilung ist für die Organisation und Durchführung offizieller Veranstaltungen der Stadt verantwortlich.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, auch abends und am Wochenende
  • Termin- und Bürokoordination, Bearbeitung des Posteingangs der Abteilung
  • allgemeine Bürokorrespondenz, Beantwortung von internen und externen Anfragen
  • Beschaffung und Verwaltung von offiziellen Geschenken der Stadt Stuttgart
  • Betreuung von diplomatischen Besuchen und Schülergruppen im Rathaus
  • verantwortliche Bearbeitung interner Verrechnungen und der Kleinausgabenkasse

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

  • Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine andere einschlägige mindestens vergleichbare Qualifikation (z. B. Angestelltenlehrgang I).
  • sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und möglichst Kenntnisse weiterer Fremdsprachen
  • sehr gute Arbeitsorganisation, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • freundliches, sicheres Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Diskretion
  • Fähigkeit zum selbstständigen, eigenverantwortlichen Arbeiten
  • Bereitschaft zum flexiblen Arbeitseinsatz, auch am Abend und an Wochenenden
  • sehr gute Anwenderkenntnisse von MS-Office und möglichst Anwenderkenntnisse von IBM Notes und Notes-Datenbanken
  • einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement bzw. Protokollarbeit ist erwünscht
  • Vertrautheit mit Strukturen und Arbeitsabläufen einer Kommunalverwaltung ist von Vorteil

Freuen Sie sich auf:

  • eine vielfältige, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
  • persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch Fortbildungen und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
  • ein bezuschusstes Firmenticket
  • ein motiviertes, sympathisches Team und eine kollegiale Arbeitsatmosphäre

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 9a TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen der Abteilungsleiter, Herr Dr. Frenz, unter 0711 216-60751 gerne zur Verfügung.


Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 30.09.2021 an unser Online-Bewerberportal.




Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl BMA/0035/2021 an das Bürgermeisteramt der Landeshauptstadt Stuttgart, Rathauspassage 2, 70173 Stuttgart, senden.

Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.


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