Teamleitung Hauptaktei (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.08.2026 und unbefristet zu besetzen.

Die Hauptaktei ist die Registratur des Bürgermeisteramts und verwaltet die laufenden Akten des Oberbürgermeisters und der Beigeordneten. Zudem ist sie die Posteingangsstelle des Oberbürgermeisters. Im Rahmen der Einführung der stadtweiten E-Akte hat die Hauptaktei eine zentrale Rolle beim Aufbau der Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem (DMS). 

Ein Job, der Sie begeistert

• Sie leiten ein Team mit derzeit 10 Mitarbeitenden
• Sie sorgen dafür, dass der Bereich im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung zukunftsfähig aufgestellt ist
• Bei der stadtweiten Einführung der E-Akte sind Sie Kontaktperson zu den Schriftgutverantwortlichen der Ämter und Eigenbetriebe und für die Fortführung und Pflege des Aktenplans verantwortlich
• Sie sind Ansprechperson für die Referate und andere Stellen der Stadtverwaltung und beraten in Fragen der Aktenführung und -ablage
• Sie übernehmen die Zuordnung der Post des Oberbürgermeisters sowie des Bürgermeisteramts auf die einzelnen Mitarbeitenden
• Sie pflegen das IT-Verfahren Aktei 2000

Ihr Profil, das zu uns passt

• Ein abgeschlossenes Studium (Bachelor/Diplom) im Archiv- und Informationsbereich, im Bereich der Bibliotheks- und Informationswissenschaften, Public Management oder in einer vergleichbaren Fachrichtung
• Alternativ ein Abschluss als Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste, ein Abschluss in einem anerkannten dreijährigen Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung, VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I), ein Ausbildungsabschluss im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender mehrjähriger förderlicher Berufserfahrung
• Führungserfahrung und Personalführungskompetenz werden vorausgesetzt
• Fundierte Kenntnisse im Themenfeld Registratur und Dokumentenmanagementsystem sowie Projektmanagement- und Change-Management-Fähigkeiten sind von Vorteil 
• Ausgeprägte Kommunikations- und Beratungsfähigkeiten, gute EDV-Kenntnisse und große Sorgfaltspflicht

Unsere Benefits im Überblick

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Besoldungsgruppe A 10 gD (3.634,51 – 4.705,51 €)/Entgeltgruppe 9c TVöD (4.010,72 – 5.527,70 €). 
Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.

Weitere Informationen zur Stufensystematik finden Sie hier: Tarifbeschäftigte oder Beamt/-innen

Noch Fragen?

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Daniel Kühn unter 0711 216-91170 oder daniel.kuehn@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Katharina Enke unter 0711 216-81575 oder katharina.enke@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.