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Mitarbeiter/-in Aktenvorbereitung Digitalisierung (m/w/d)


Wir suchen Sie für das Amt für öffentliche Ordnung der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stellen sind befristet für einen Zeitraum von 12 Monaten zu besetzen.

Das Amt für öffentliche Ordnung ist eines der großen Ämter der Stadtverwaltung mit über 1.000 Mitarbeitenden. Die Dienststelle Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht ist für rund 170.000 ausländische Bürger/-innen zuständig. Die Dienststelle ist in fünf Sachgebiete mit über 170 Mitarbeitenden organisiert. Die Aufgaben dieses publikumsintensiven Bereichs sind durch die Anwendung eines sich stetig fortentwickelnden, komplexen Rechtsgebiets geprägt.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Sie sind zuständig für die Vorbereitung der Akten für die Digitalisierung und übernehmen anhand eines Prüfschemas die Sortierung, die Ablage und das Entfernen von Originaldokumenten sowie die Dokumentation im Fachverfahren
  • Sie bereiten die Akten vor, bringen Barcodes an und erfassen die Akten mithilfe des Barcodes und erstellen ein Übergabeprotokoll
  • Sie arbeiten eng mit einem externen Dienstleister zusammen und gewährleisten eine reibungslose Übergabe der vorbereiteten Akten
  • Sie übernehmen das Monitoring der Übergabe von Digitalisaten und überprüfen die Sample-Akten auf Vollständigkeit
  • die allgemeine Aktenablage und die Fortführung der Digitalisierung der laufenden eingehenden Unterlagen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten. 

Ihr Profil:

  • eine abgeschlossene mindestens 2-jährige Berufsausbildung ist wünschenswert
  • bewerben können sich auch sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben
  • selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und die Fähigkeit den Überblick zu behalten sowie Arbeitsspitzen zu bewältigen
  • gute EDV-Kenntnisse
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache wird vorausgesetzt

Freuen Sie sich auf:

  • Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der Öffnungszeiten
  • eine sinnstiftende Tätigkeit
  • persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
  • Gesundheitsmanagement und Sportangebote
  • ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
  • betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
  • vergünstigtes Mittagessen

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 4 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Frau Barth unter 0711 216-91820 gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Simmendinger unter 0711 216-96899 oder poststelle.32-bewerbungen@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.

Weitere Informationen zum Amt für öffentliche Ordnung finden Sie unter www.stuttgart.de/ordnungsliebe.

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 25.07.2024 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 32/0058/2024 an das Amt für öffentliche Ordnung der Landeshauptstadt Stuttgart, Eberhardstraße 39, 70173 Stuttgart senden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.


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