Wir suchen zum 01.08.2023 eine*n Kolleg*in für das Bürgermeisteramt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Referat Verwaltungskoordination, Kommunikation und Internationales gehört zum Geschäftskreis des Oberbürgermeisters. Sie agieren hier an einer Nahtstelle zwischen den Bürger*innen, dem Gemeinderat und dem Oberbürgermeister sowie den verschiedenen städtischen Referaten bzw. Ämtern und unseren eigenen Referatsabteilungen – also in einem zentralen, sehr anspruchsvollen, arbeitsintensiven und vielseitigen Aufgabengebiet.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• sämtliche anfallenden Sekretariatsarbeiten, die bei der Leitung des Referats zu erledigen sind. Dazu zählen insbesondere die Koordination und Organisation von Terminen, die Postbearbeitung, Recherchen, die Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen und Besprechungen, die Erledigung der Korrespondenz sowie zahlreiche Telefonate
• Sie haben vielfältige Kontakte zu Bürger*innen, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens und Beschäftigten der Stadt. Gemeinsam mit einer Kollegin sind Sie erste Anlaufstelle am Telefon, daneben empfangen und betreuen Sie die Besucher*innen des Referats

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene, anerkannte dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie möglichst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/ Sekretariatsbereich in einer vergleichbaren Tätigkeit – vorzugsweise im öffentlichen Dienst
• fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen sowie Bereitschaft, sich hier kontinuierlich weiterzubilden und auch bei neuen Anwendungen im Sinne der Digitalisierung einzubringen
• souveränes Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guten Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeiten; zudem sind hinreichende Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich
• selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise die geprägt ist von einem „Blick fürs Wesentliche“, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Teamorientierung und Verantwortungsbewusstsein sowie Bereitschaft, die Arbeitszeiten entsprechend des Arbeitsanfalls flexibel zu gestalten
• sicheres und freundliches Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Diskretion
• wünschenswert sind gute Kenntnisse der Strukturen und organisatorischen Abläufe einer großen Verwaltung, nach Möglichkeit einer Kommunalverwaltung

Freuen Sie sich auf:

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
• eine sinnstiftende Tätigkeit
• die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• betriebliche Altersvorsorge
• vergünstigtes Mittagessen in unseren Betriebsrestaurants

Im Beschäftigungsverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Herr Durner unter 0711 216-60692 gerne zur Verfügung. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.