Assistent*in der Amtsleitung (m/w/d)

Wir suchen baldmöglichst eine*n Kolleg*in für das Sozialamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Voll-/Teilzeit (mind. 80 %) und unbefristet zu besetzen.

Im Büro der Amtsleitung koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag der Amtsleiterin. Sie sind verlässliche Ansprechpersonen für alle internen und externen Kontakte und sorgen durch eine strukturierte und moderne Büroorganisation für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Amtsleiterin. Für diese spannende, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit suchen wir Sie.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Sie organisieren, koordinieren und überwachen Termine, dabei kommunizieren Sie telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner*innen
• allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie die Korrespondenz der Amtsleitung, Postabwicklung und die Mitwirkung an der Vorbereitung und Erstellung von Gemeinderatsvorlagen sowie die Organisation von Veranstaltungen beherrschen Sie sicher
• Sie sind zuständig für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Ausschusssitzungen und Tagungen
• Sie steuern die Haushaltsanträge, überwachen und redigieren die Haushaltsvorlagen und bereiten die Lesungen des Haushalts des Sozialamts im Rahmen der städtischen Haushaltsplanberatungen vor
• Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Sozialamts und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe
• Sie wirken bei der Geschäftsführung des Sozial- und Gesundheitsausschusses mit

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement oder eine anerkannte dreijährige Ausbildung, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich oder der öffentlichen Verwaltung
• fundierte PC-Kenntnisse, insbesondere MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
• ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion in Verbindung mit einem freundlichen, sicheren und dienstleistungsorientierten Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
• Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
• große Einsatzfreude, Flexibilität und die Bereitschaft zur Mehrarbeit bei erhöhtem Arbeitsanfall

Freuen Sie sich auf:

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
• eine sinnstiftende Tätigkeit
• die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• betriebliche Altersvorsorge
• vergünstigtes Mittagessen in unseren Betriebsrestaurants

Im Beschäftigungsverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 7 TVöD. Eine Höherbewertung der Stelle wird geprüft.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen die Leiterin des Sozialamts Frau Vogel unter 0711 216-59047 gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Bischof unter 0711 216-59177 oder sarah.bischof@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.

Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 50/0052/2023 an das Sozialamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Organisation und Personal, Eberhardstraße 33, 70173 Stuttgart senden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.