Assistent*in für die Amtsleitung (m/w/d)

Wir suchen baldmöglichst eine*n Mitarbeiter*in im Assistenzteam, vorwiegend für den Einsatz bei der Amtsleitung, für das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT ist zentraler Ansprechpartner und Service-Dienstleister für alle Ämter und Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Stuttgart und soll die digitale Transformation der Verwaltung aktiv gestalten. Wir bieten bereits heute ein umfangreiches Angebot an eGovernment-Anwendungen für Bürger*innen, Unternehmen, Organisationen und die Verwaltung an. Werden Sie Teil eines neuen Assistenzteams und unterstützen Sie die Amtsleitung. 

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Schriftverkehr, Post- und Mailverteilung
• Termin- und Besprechungskoordination sowie die Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Besprechungen und Gremien
• Organisation und Buchung von Dienstreisen
• sachbearbeitende Unterstützung der Amtsleitung, auch in Eigenverantwortung
• Erstellung/Aufbereitung von digitalen Dokumenten (MS-Office, Mindmanager u.ä)

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Beschäftigte, die erfolgreich an der Weiterbildung nach der Ersten Entgeltordnung (ALI) teilgenommen haben und über Kenntnisse und Fähigkeiten im ausgeschriebenen Bereich verfügen
• Erfahrung als Assistenzkraft oder in einem Geschäftszimmer - vorzugsweise in einer größeren Verwaltung oder Organisationseinheit - bei einer Führungskraft sind wünschenswert
• Affinität zu den Themen Digitalisierung und IT (auch Social Media) und ein versierter Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• hohe Serviceorientierung und gute Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten bei Publikumsverkehr
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• hohes Maß an Sozial- und Teamkompetenz, eigenständige Arbeitsweise sowie souveräner Umgang mit Arbeitsspitzen, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Kenntnisse der Strukturen der kommunalen Verwaltung der Landeshauptstadt Stuttgart sind von Vorteil

Freuen Sie sich auf:

• aktive Mitgestaltung und Aufbau des neuen Assistenzteams
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
• die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 7 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Frau Stolz unter 0711 216-17008 oder teresa.stolz@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Tratz-David unter 0711 216-17010 oder tina.tratz-david@stuttgart.de.

Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 17/0023/2023 an das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT der Landeshauptstadt Stuttgart, Heilbronner Straße 150, 70191 Stuttgart, senden.

Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.